Consejos y hábitos para acelerar los correos electrónicos

¿Posible? ¿Existe realmente la necesidad de un artículo dedicado a este tema? Realmente hace falta un post relacionado con las técnicas para acelerar y simplificar la gestión diaria de correos electrónicos? Por supuesto, porque es fundamental organizar este aspecto de tu trabajo.

El motivo de esta respuesta: administrar un buzón de correo electrónico significa tomar una cantidad considerable de tiempo. Especialmente si lo usas para razones profesionales. De esta manera puedes ahorrar minutos que puedes dedicar a otra cosa.

Cuando el correo electrónico se convierte en una herramienta comercial, no tiene otra opción: tienes que optimizar. Ya sea el correo electrónico de su empresa o el de su trabajo independiente, no hay diferencia: tiene que usar algunas reglas simples para mejorar su Negocios en línea. Y convierte tu correo electrónico en una herramienta eficaz.

1. correo no deseado

Primera regla: no hay piedad para el spam. Debe administrar cuidadosamente las carpetas de su buzón, pero nada es más importante que el directorio dedicado a Correo no deseado. Cualquier cosa que me llame la atención que no haya tenido un permiso automáticamente se convierte en basura. El tiempo que necesito para leer el correo no deseado lo quiero dedicar a otra cosa.

Obviamente hay que hacer una distinción entre lo normal spam y boletines: A veces simplemente ha perdido interés en un tema, por lo que desea deshacerse de un boletín informativo. En este caso la solución es sencilla: retira tu registro con el enlace que se encuentra en el pie de página del boletín. Siempre debe estar presente, es obligatorio.

2. Escribe lo que necesitas

¿La mejor manera de acelerar tu correo electrónico? Escribe menos. Pero escribir la derecha. Inútil contar tu vida cuando nadie te pregunta, inútil traer de vuelta explicaciones bíblicas cuando puedes deslizar todo en una llamada rápida por Skype. Agilice sus correos electrónicos, ayude al lector a comprender todo de inmediato.

3 Tiempo

Hoy el tema principal es el tiempo. ¿Por qué verificar? cada 3 minutos ¿Su dirección de correo electrónico? Te arriesgas a interrumpir el proceso de producción, dando el golpe final a la jornada. Definir un lapso de tiempo y cumpla con el horario: revise su correo electrónico durante los descansos del trabajo principal.

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Muchos profesionales utilizan el Tomate: un temporizador que marca 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Después de 4 ciclos hay un descanso de 30 minutos. Si quieres probar este ritmo, puedes usar el último paso (el descanso de 30 minutos) para revisar correos electrónicos. Una pequeña nota: ¡la técnica Pomodoro crea alienación!

4. Lista de tareas pendientes

A menudo, el correo electrónico se convierte en una lista de tareas pendientes, o más bien en una lista de actividades a realizar. Consejo de hábitos zen: tome una decisión de inmediato. Si la tarea es simple de hacer, ciérrela inmediatamente, si necesita más tiempo ser juzgado agregar una tarea a su calendario. No dejes tu bandeja de entrada sin resultados útiles. Y pide una invitación a InBox, la nueva aplicación de Google que convierte a Gmail en una lista de tareas pendientes.

5. Lima con cuidado

¿Has decidido convertir tu correo electrónico en una lista de tareas pendientes? Perfecto, ahora tienes que hablar de tu profesionalidad: tienes que hacer un discurso serio y estructurado para que la gente entienda la importancia del orden. Cuando llegue un correo electrónico importante, trátelo como se merece: resuelva la tarea y archive los mensajes importantes.

¿Dónde está? En las carpetas que necesitas crear en tu bandeja de entrada. Cada cliente un directorio, cada proyecto un espacio dedicado. Un consejo: dedica un tiempo a la limpieza: define un intervalo (2 o 3 meses) y borra todos los correos que ya no tienen razón de existir.

6. Preséntate con cariño

Cada servicio de correo electrónico le permite crear una firma para agregar al final del mensaje. Mi consejo: ingrese la información necesaria para entender quién es usted, cuál es su negocio principal y qué contactos se necesitan para llegar a usted. Personalmente, creo que es inútil insertar muchos enlaces y una avalancha de texto que nadie leerá nunca.

7. Para concluir

El paso fundamental: elegir la plataforma para procesar los correos electrónicos. Muchos profesionales utilizan Gmail, un gran servicio gratuito ofrecido por Google. Pero para gestionar los correos electrónicos de una empresa o una realidad más o menos exigente podría presentar algunas debilidades.

Para ello existen servicios alternativos como PowerMail: un correo electrónico profesional puede ayudarlo a administrar sus mensajes de correo electrónico de la mejor manera posible y activar el correo electrónico certificado (PEC) imprescindible para dar validez legal a tus mensajes.